Da li se potencijal za uštede krije u procesima koje kompanije često stavljaju u drugi plan? Digitalizacija procesa ugovaranja skraćuje put robe do police.
U industriji brzog obrta robe, spori procesi imaju svoju cenu. U potrazi za dodatnim uštedama, kompanije iz FMCG sektora pažnju najčešće usmeravaju na primenu savremenih tehnologija u ključnim procesima: proizvodnji, skladištenju, transportu i upravljanju zalihama. Ipak, deo troškova ostaje izvan vidljivog toka robe.
Digitalizacija FMCG industrije započela je mnogo pre današnjeg talasa veštačke inteligencije. Automatizovane linije ubrzale su značajan deo proizvodnje, dok je primena EDI (Electronic Data Interchange) standarda omogućila bržu i strukturiranu elektronsku razmenu poslovnih dokumenata između kompanija. WMS (Warehouse Management System) i SCM (Supply Chain Management) rešenja unapredila su upravljanje skladištima, zalihama, transportom i snabdevanjem, od dobavljača, preko distributivnih centara, do prodajnog mesta i krajnjeg potrošača.
Cena čekanja na ugovor
Dok su procesi koji obezbeđuju kretanje robe uglavnom vidljivi i pažljivo optimizovani, kretanje dokumenata često ostaje u drugom planu.
Da bi se jedna flaša vode našla na polici supermarketa, potrebno je da se realizuje i veliki broj drugih, administrativnih procesa koji su manje vidljivi, bar na prvi pogled. Kreće od komercijaliste koji najpre mora da ugovori saradnju s maloprodajnim lancem, pa je potrebno definisati cenu, rabate, asortiman, planirane količine i druge komercijalne uslove. Marketing i brend menadžeri ugovaraju promotivne aktivnosti, dok finansijski stručnjaci procenjuju rizik saradnje, definišu kreditne limite i kontrolišu raspoložive budžete. Tek nakon usaglašavanja tih elemenata započinje izrada ugovora i prateće dokumentacije. Proces prolazi kroz nekoliko faza, od izbora adekvatnog šablona ugovora, preispitivanja od strane uključenih sektora, razmene različitih verzija ugovora, odobravanja finalne verzije i na kraju potpisivanja ugovora. Ceo proces može trajati nedeljama, a svaki dan kašnjenja znači neostvaren prihod od prodaje one flaše vode koja je mogla ranije da se nađe na polici. Jer, ako proizvod nije na polici, kao da ne postoji.
Ako proizvod nije na polici, kao da ne postoji.
Od zahteva do realizacije
Uspešne kompanije odavno su prepoznale da se u ovim, manje vidljivim procesima krije prostor za uštede, ali i da njihovo ubrzanje doprinosi bržem i nesmetanom kretanju robe, a time i rastu prihoda.
Tokom gotovo dve decenije razvoja poslovnih rešenja imali smo priliku da kompanijama iz različitih industrija pomognemo u ubrzavanju toka ugovora, od inicijalnog zahteva do potpisanog i arhiviranog dokumenta. Specijalizovano rešenje koje smo razvili na Microsoft Power Platform omogućava korisnicima da na jednom mestu čuvaju šablone ugovora prema sektorima, vrstama nabavke i prodajnim procesima.
U svakom trenutku dostupne su informacije o tome u kojoj se fazi ugovor nalazi, ko je zadužen za naredni korak, zbog čega je proces eventualno zaustavljen i koja je verzija dokumenta trenutno važeća. Korisnici mogu da prate i da li je ugovor poslat poslovnom partneru, kakvi su komentari primljeni, da li je usaglašena konačna verzija i u kojoj se fazi nalazi potpisivanje. Rešenje ne podržava samo proces ugovaranja već i zadatke koji slede nakon potpisivanja, kao i izmene uvedene aneksima. Pošto ugovoreni uslovi zahtevaju kontinuiranu kontrolu, praćenju realizacije posvećen je poseban modul. Na ovaj način pomogli smo klijentima da informacije o procesu ugovaranja i samim ugovorima budu dostupne na jednom centralnom mestu.
Dogovor na terenu, ugovor u sistemu
Na ovoj osnovi, kao nadogradnja, nastale su i aplikacije za specifične procese, poput ugovaranja asortimana i ciljeva s kupcima na terenu. Komercijalista, na primer, tokom razgovora s kupcem unosi dogovoreni asortiman direktno u aplikaciju, čime se automatski pokreće proces odobravanja. Ako predloženi uslovi budu odobreni, ugovor se kreira na osnovu unapred definisanog šablona.
Slično je i sa ugovaranjem ciljeva: u aplikaciji, najčešće mobilnoj, definiše se ciljani promet, ukupan ili češće, po brendovima i grupama proizvoda. Za svaki postavljen cilj definišu se i pogodnosti koje kupac ostvaruje: naknadni rabat na ostvareni promet (back rebate), bolji uslovi prodaje, veći kreditni limit, dodatni marketinški materijal, veći marketinški fond i slično. Na prvi pogled, reč je o jednostavnom procesu. Međutim, kada se sabere vreme potrebno da svaki prodavac definiše ciljeve i pogodnosti za veći broj kupaca, da menadžment odobri predloge, da se kreiraju i potpišu ugovori, a zatim kontinuirano prati realizacija i uradi konačni obračun, ne čudi što neke kompanije odustaju od ovakvog upravljanja prodajom i portfoliom ili postavljaju jednostavnije ciljeve koje je lakše pratiti. A time sebi sužavaju manevarski prostor u prodaji.
Ugovaranje kraće i do 90 odsto vremena
Automatizacijom ugovaranja godišnjeg asortimana u HoReCa sektoru, u kompaniji koja je renomirani proizvođač i distributer napitaka u našoj zemlji i regionu, trajanje procesa svedeno je na 27 odsto prethodno potrebnog vremena. Nakon uvođenja elektronskog potpisivanja, proces je dodatno ubrzan i sveden na svega 10 odsto prvobitnog trajanja. Drugim rečima, vreme potrebno za ugovaranje smanjeno je za približno 90 odsto u odnosu na početno stanje.
Na primeru procesa ugovaranja ciljeva u kompaniji koja distribuira robu iz specijalizovanih programa, takođe su postignuti veoma značajni rezultati. Zahvaljujući kraćem procesu ugovaranja, kupci su na vreme dobijali jasno definisane ciljeve i ugovorene uslove, a tokom čitavog perioda mogli su da prate realizaciju po brendovima. Ipak, najveće unapređenje je postignuto prilikom obračuna rezultata za definisane ciljeve, koji je automatskom obradom završen i komuniciran ka kupcima, dok je pre uvođenja novog sistema bilo potrebno i po nekoliko meseci, uz značajan broj grešaka i utrošenog vremena na ispravke.
Za elektronsko potpisivanje, koje je u prvom primeru donelo dodatno ubrzanje, zadužen je poseban modul koji rešenje povezuje sa svetskim i regionalnim servisima za bezbedno potpisivanje dokumenata, uz podršku za elektronski i digitalni potpis.
AI pretvara arhivu u sagovornika
Upravo na ovako digitalizovanim procesima danas nastaje i sledeća generacija rešenja koja su zasnovana na veštačkoj inteligenciji i AI agentima. Dok su prethodne faze digitalne transformacije bile usmerene na automatizaciju zadataka i digitalizaciju dokumentacije, veštačka inteligencija uvodi mogućnost analize samog sadržaja ugovora. Zahvaljujući centralizovanoj bazi ugovora, aneksa i prateće dokumentacije, AI agenti mogu da pomognu korisnicima u identifikaciji i izdvajanju ključnih ugovornih odredbi, prepoznavanju rokova, finansijskih obaveza i ugovorenih aktivnosti, kao i u proveri usklađenosti sa internim pravilnicima i standardnim ugovornim klauzulama.
Pored toga, AI agenti istovremeno postaju i novi način interakcije s poslovnim informacijama. Tako npr. umesto pretrage arhive ili angažovanja više zaposlenih u procesu analize dokumentacije, korisnici mogu prirodnim jezikom da postave pitanja poput: „Koji ugovori ističu u narednih 60 dana?“ ili „Za koje kupce nisu realizovane ugovorene marketinške aktivnosti?“
Vrednost ovih unapređenja ogleda se u konkretnom poslovnom rezultatu: manje administrativnih zastoja i brži put proizvoda do police. Jer, dok ugovor čeka, čeka i prodaja.
Dok ugovor čeka, čeka i prodaja.
Autorski tekst Petra Stamenovića, direktora razvoja u Extreme-u, prvobitno objavljen na portalu Pc Press Nevidljivi troškovi FMCG poslovanja | PC Press, oktobra 2026.
