Softver za potpuno automatizovanu podršku za upravljanje životnim ciklusom vaših ugovora
Gotovo CLM (Contract Lifecycle Management) rešenje spremno za implementaciju!
Jedino rešenje za upravljanje ugovorima iz Srbije i regiona na globalnom Microsoft Marketplace-u
Kome je primarno eSekretarica namenjena?
Naši korisnici su uglavnom naše velike firme, koje sa svojim dobavljačima i kupcima zaključuju veći broj ugovora. Pre uvođenja našeg rešenja, uglavnom su koristile Excel fajlove i klasičnu email prepisku da eksterno i interno između sektora usaglase komentare na tekst ugovora, odobre ugovor i prate njegovu realizaciju.
Manje je poznato da se ovakvim načinom rada, u proseku izgubi minimum 2h po svakom ugovoru na čistu potragu i prikupljanje informacija (da li su svi odgovorili, gde je poslednja verzija, da li su uključeni svi komentari itd.). I to bez računatog vremena potrebnog za sam rad na tekstu i komentarisanju ugovora!
eSekretaricu vredi da razmotrite ako:
Predugo i neefikasno kao firma odobravate i potpisujete ugovore
Bez pravog alata odgovarate za sprovođenje interne procedure za odobravanje ugovora
Snosite ličnu odgovornost za reputaciju, poslovne rizike i štete u firmi i želite bolju kontrolu nad ugovorima
Gubite dosta vremena da nađete i organizujete svoje zadatke za ugovore
Zbog manjka transparentnosti teško i sporo saznajete koga trenutno čekate da unese komentare ili odobri tekst ugovora
Zbog neblagovremene obnove i slabe kontrole realizacije ugovora imate veće troškove i manje prihode nego što možete da imate
Svi izazovi i neefikasnosti iznad generišu troškove, od kojih se dobar broj ne vidi u bilansima firme.
Zamislite na trenutak sekretaricu koja je brza kao munja, svakome u firmi sve unapred pripremi i donese, svima pomogne da najbolje što mogu uz najkraće vreme urade svoj posao sa ugovorima, ništa nikada ne zaboravlja i svakoga na vreme podseti na obaveze, pronalazi za sekund sve šta je sačuvala, skromno jede i pije, neumorna je i izgleda sposobna da bude na više mesta u isto vreme kad i gde god da je potrebna.
Da vas upoznamo sa jednom takvom eXtreme Sekretaricom, poznatijom kao eSekretarica
eSekretarica je softversko rešenje koje višestruko ubrzava, olakšava kontrolu i u potpunosti automatizuje procese upravljanja životnim ciklusima ugovora u velikim firmama.
Funkcionalnosti rešenja su organizovane u dva modula, jedan za usaglašavanje i odobravanje nacrta ugovora a drugi za čuvanje potpisanih ugovora i praćenje njihove realizacije.
U softver je ugrađeno desetogodišnje iskustvo rada sa ugovorima i internim aktima u najvećim srpskim firmama.
Modul za usaglašavanje i odobravanje ugovora
U ovom modulu započinje proces internog i eksternog usaglašavanja nacrta ugovora, koji se završava odobrenom verzijom teksta koju su sve ugovorne strane spremne da potpišu.
Najbitnije funkcionalnosti i pogodnosti su date u tabeli ispod:
| Funkcionalnost | Pogodnost |
|---|---|
| Pregled svih ugovora u procesu | Transparentnost, trenutno znamo gde i kod koga stoji svaki ugovor, velika ušteda vremena svih učesnika |
| Upravljanje procesom usaglašavanja | Sprovođenje politike menadžmenta za svaki tip ugovora Ljudi brinu samo o tekstu ugovora, a softver o poštovanju procedure, kontrola je automatizovana, uvodi se red i smanjuju se značajno poslovni rizici |
| Istovremeni rad na nacrtu teksta ugovora, deljenje dokumenata sa drugom stranom | Efikasnije usaglašavanje, korisnik ne mora da čeka da neko drugi oslobodi dokument. Svi komentari stoje na jednom mestu i nema potrebe za njihovim agregiranjem, što dodatno štedi vreme Druga strana komentariše ugovor na našem sistemu |
| Pregled ličnih i timskih zadataka | Lakša organizacija poslova, podsetnici za korisnike i rukovodioce, brže se obavljaju zadaci jer su sve ključne informacije na dohvat ruke za par sekundi |
| Upravljanje pravima | Prava korisnika podešavamo prema ovlašćenjima i odgovornostima za svaku rolu u procesu kontrole, preispitivanja i odobravanja ugovora |
| Pretraga i izveštavanje | Veoma se lako može pronaći bilo koji ugovor koji je u sistemu, lako se detektuju uska grla u procesu usaglašavanja, efikasnije se ugovori kreću kroz firmu |
Modul za arhiviranje i praćenje realizacije potpisanih ugovora
U ovom modulu se prati proces obostranog potpisivanja ugovora, arhiviraju potpisani ugovori, prate statusi ugovora i zadaci koje korisnici treba da obave za njihovo ispunjenje i eventualnu obnovu.
| Funkcionalnost | Pogodnost |
|---|---|
| Baza svih potpisanih ugovora, sa kontrolom prava pristupa | Brzo pronalaženje ugovora po raznim parametrima, u skladu sa pravima pristupa Direktna veza sa modulom za usaglašavanje, za brz uvid u komentare date tokom usaglašavanja |
| Kontrola verzija ugovora, praćenje statusa potpisivanja, podrška za digitalno potpisane ugovore | Jednostavno poređenje odobrene verzije sa onom donetom na potpis, lista ugovora koje nije još potpisala druga strana |
| Praćenje statusa i bitnih datuma ugovora | Blagovremena obnova, manji rizik da se nađemo u nepovoljnom položaju u odnosu na dobavljače |
| Centralizovano, sistemsko praćenje zadataka za kontrolu realizacije ugovora | Smanjenje rizika da se izgubi dodatni prihod ili plate penali zbog netransparentnosti ili fluktuacije |
| Izveštaji i pregledi po raznim parametrima, arhiva realizovanih ugovora | Jednostavna izrada potrebnih sumarnih pogleda na ugovore, uključujući i izveštaje potrebne za nadležan arhiv |
| Podrška za druga interna akta | Preispitivanje i drugih internih dokumenata, pravilnika, politika, odluka, internih ugovora i šablona i sl… |
Kako da kupite eSekretaricu?
eSekretarica se prodaje po modelu pretplate na pravo na korišćenje softvera. Licencira se po svakom korisniku koji učestvuje u izradi, kontroli, odobravanju, potpisivanju, praćenju realizacije i arhiviranju ugovora.
Pretplatu možete plaćati na mesečnom ili godišnjem nivou, po vašem izboru.
U pretplatu su uključena, osim prava na korišćenje, prava na podršku za upotrebu i održavanje postojećih funkcionalnosti i unapređenja softvera.
Inicijalna implementacija, integracija i obuka se usklađuju sa potrebama svakog korisnika i kao stavke se zasebno prikazuju u ponudi.
Nema kapitalnih investicija u softver, naročito ako ne zahtevate obimne modifikacije već gotovog rešenja.
Šta vam je potrebno za implementaciju eSekretarice?
Softver je napravljen na najsavremenijoj Microsoft Power Platformi, koja omogućava bržu i ukupno povoljniju izradu i održavanje pouzdanih, fleksibilnih i za korisnike udobnih aplikacija, kada se poredi sa tradicionalnim programiranjem.
Rešenje je verifikovao tim Microsoft stručnjaka i objavio ga kao naš proizvod na globalnom Microsoft Marketplace-u.
Da biste koristili eSekretaricu, potrebno je da imate:
• Neki od osnovnih Microsoft 365 paketa
• Power Apps licencu
Pored ovih osnovnih licenci koje vam obezbeđuju pristup Microsoft Cloud infrastrukturi i drugim servisima za vašu digitalizaciju, za korišćenje eSekretarice vam nije potrebna nikakva dodatna interna infrastruktura, osim računara sa Internet konekcijom.
Implementacija se može realizovati u jako kratkom roku ako vam nisu potrebne značajne izmene već gotovog rešenja.
Uspešne priče naših klijenata
Studije slučajaOtkrijte stvarne primere kako smo pomogli klijentima da postignu svoje ciljeve, prevaziđu izazove i podstaknu rast.
Hemofarm i eSekretarica
Podrška
Tu smo za vasEXTREMEovanje - iz iskustva za iskustvo
Budite u tokuDobro došli na EXTREMEovanje – naš kutak za razmenu znanja, ideja i iskustava. Kroz priče iz prakse, savete i tehnološke uvide, pomažemo vam da bolje razumete kako digitalna rešenja mogu unaprediti vaš posao. Više od 25 godina smo uz klijente – i svaki tekst ovde je nastavak tog puta, pisan iz stvarnog iskustva.
Digitalizacija svih procesa na jednom mestu?!
Power platforma kaže -može! Svakodnevno se susrećemo sa vestima o digitalizaciji i njenim moćima, pa zavedeni tom slikom da ćemo i mi preko noći postati…
DIGITALIZACIJA PROCESA – LJUDSKI JE GREŠITI
Ako se o nečemu priča i piše naveliko poslednjih godina, onda je to bez svake sumnje o digitalizaciji, digitalnoj transformaciji, novim “disruptivnim” poslovnim modelima, vozačima…
eSekretarica – ugovaranje i zadovoljstvo u istoj rečenici
Svako od nas se, u zavisnosti od pozicije u firmi, više ili manje često u redovnom poslu sreće s procesom ugovaranja poslova. Većina nas u firmama…
Bilten
Naš Infobilten donosi vam najrelevantnije vesti iz industrije, tržišne trendove i stručne analize. Prijavite se kako biste bili korak ispred u svojoj oblasti i donosili informisane odluke uz najnovije uvide koji stižu svakog meseca.
Infobilten
Jednom mesečno želimo da vam pružimo korisne savete i najnovije informacije iz sveta softverskih licenci i rešenja. Takođe, želimo blagovremeno da vas obavestimo o akcijama, posebnim ponudama i pogodnostima. Prijavite se za Infobilten i budite informisani u vezi sa novitetima koji mogu biti važni za vas.
Sigurnosni Bilten
Kompilaciju vesti vezanih za pitanje sigurnosti i bezbednosti vaših računara i poslovnih informacija šaljemo jednom mesečno, na prijavljene e-mail adrese. Uglavnom sadrži savete o tome kako da se što bolje zaštitite, pregled aktuelnih pretnji i najvažnije informacije koje prenosimo iz relevantnih stranih izvora.
Kreativni Bilten
Bilten je namenjen kreativcima i svima onima koji žele da budu u toku sa novitetima iz sveta kreativnih alata, njihovim funkcionalnostima i unapređenjima. Savete kako bolje da se snalazite u alatima i načine na koji se koriste šaljemo jednom mesečno.
