Klett Grupa

Klett je dugogodišnji korisnik CRM sistema, koji je u proteklim godinama uspešno koristio platformu za upravljanje poslovnim kontaktima, prodajnim aktivnostima i komunikacijom sa partnerima. Kroz svakodnevni rad prepoznali su da platforma ima potencijal i za druge procese u kompaniji. Međutim, proces izrade udžbeničkih izdanja u Klett-u podrazumeva veliki broj učesnika (urednike, dizajnere, recenzente i koordinatore), kao i obimnu dokumentaciju i višestruke faze od ideje do gotovog izdanja.

Zbog toga je doneta odluka da se postojeće CRM okruženje proširi i prilagodi kako bi efikasno podržavalo i uređivačke procese.

Zajedno sa timom Kletta, definisani su jasni ciljevi:

• Uspostaviti jedinstvenu digitalnu platformu za vođenje uređivačkog procesa,

• Planirati i pratiti troškove projekta – od ideje do štampe,
• Pratiti i planirati prihode po projektu
• Definisati i pratiti KPI-eve radi donošenja strateških odluka
• Povezati osobe i zadatke kroz jasno definisane odgovornosti
• Pratiti realizaciju projekta, opterećenje zaposlenih i KPI-eve u realnom vremenu putem Power BI izveštaja
• Evidentirati utrošeno vreme zaposlenih radi preciznijeg budžetiranja budućih izdanja
• Precizno definisati proces odobravanja i odgovornosti u timu
• Objediniti podatke iz različitih izvora radi boljeg uvida
• Smanjiti vreme potrebno za pripremu dokumentacije
• Definisati jasnu strukturu foldera i omogućiti jedinstvenu pretragu dokumentacije
• Smanjiti administrativno opterećenje i osloboditi vreme za kvalitetan urednički rad.

 Implementirana je model-driven aplikacija koja pokriva celokupan životni ciklus udžbeničkog izdanja. Rešenje je bazirano na Microsoft Power Platform tehnologijama i uključuje sledeće komponente:

• Centralizovana aplikacija (model driven) za upravljanje projektima: Omogućava kreiranje, praćenje i finalizaciju udžbeničkih izdanja kroz jasno definisane faze – od inicijalnog zahteva, preko recenzija i lektura, do štampe i skladištenja u magacinu.
• Napredni security model: Prava pristupa su granularno definisana, čak i na nivou pojedinačnih polja, u zavisnosti od korisničke uloge (urednik, recenzent, koordinator).
• Integracija sa Pantheon ERP-om: Kroz zakazane Data Flow procese automatski se preuzimaju podaci o realnim troškovima i vezuju za odgovarajuće projekte na osnovu unapred definisanih kriterijuma.
• Povezivanje sa SharePoint-om: Omogućeno je sigurno i strukturirano skladištenje celokupne projektne dokumentacije.
• Canvas aplikacija za evidenciju rada: Razvijena je aplikacija za jednostavan unos i praćenje uredničkih sati po projektima.
• Power BI izveštavanje: Interaktivni izveštaji kombinuju podatke iz Dataverse-a i Pantheon-a, omogućavajući detaljnu analizu troškova, resursa i statusa projekata.
• Strukturirano upravljanje obrazovnim materijalima: Svaki materijal prolazi kroz definisane entitete i faze procesa, uz pametnu kategorizaciju po predmetu, autoru, razredu, školskoj godini i vrsti materijala.
• Automatsko generisanje oznaka i naziva: U skladu sa internim pravilima, što obezbeđuje standardizaciju i ubrzava obradu.
• Istorijat izmena i donošenja odluka: Omogućava potpunu transparentnost toka procesa i lakšu reviziju.
• Centralizovani prikaz zadataka: Omogućava uvid u zaduženja po osobama, uz različite prikaze (liste, table, kalendari), što olakšava planiranje i koordinaciju.

Nakon puštanja aplikacije u rad, tim kompanije Klett dobio je centralizovan i moćan alat koji je značajno unapredio njihove uredničke procese i omogućio efikasnije upravljanje projektima. Ključni rezultati uključuju:

1. Centralizovan rad i dostupnost informacija

• Sve aktivnosti, dokumenti i statusi sada su dostupni u realnom vremenu i objedinjeni na jednom mestu.
• Transparentnost procesa omogućava lakšu saradnju i brže donošenje odluka.

2. Unapređena koordinacija i dodela odgovornosti

• Odgovornosti su jasno definisane i vidljive u svakom trenutku.
• Svaki član tima ima precizno određeno zaduženje, što znatno smanjuje vreme potrebno za administraciju i eliminiše preklapanja u radu.

3. Automatizovano generisanje i skladištenje dokumentacije

• Korišćenjem unapred definisanih Word šablona, urednici brzo kreiraju ugovore direktno iz aplikacije.
• Generisani dokumenti se automatski skladište na odgovarajuću SharePoint lokaciju, čime se pojednostavljuje pristup i arhiviranje.

4. Efikasnije upravljanje ugovorima i praćenje realizacije

• Sistem omogućava pretragu ugovora prema različitim kriterijumima.
• Ugovori se direktno povezuju sa finansijskim nalozima, čime se olakšava davanje naloga za isplatu i praćenje uplata.

5. Precizno planiranje budućih projekata

• Na osnovu istorijskih podataka o prihodima i troškovima, menadžment ima jasniji uvid u profitabilnost, što omogućava realističnije planiranje novih izdanja.

6. Jasan i višestepen proces odobravanja

Svaki projekat mora proći kroz četiri nivoa odobravanja: (ovo u dizajnu strane treba da se stavi kao ona padajuća lista za one koji žele da znaju više, deluje predugačko)

1. Glavni urednik – Pregled i odobrenje pretkalkulisanih troškova, uz mogućnost korekcije.
2. Produkcioni tim – Kontrola i potvrda odobrenih troškova od strane urednika.
3. Menadžer za planiranje i analizu – Evaluacija finansijske isplativosti projekta na osnovu unetih podataka i izračunatih KPI-jeva.
4. Menadžment – Finalno odobrenje koje omogućava prelazak u sledeću fazu.

7. Smanjenje grešaka i nesporazuma

• Automatizacija i jasno definisani procesi značajno su umanjili broj grešaka, dupliranja i komunikacionih problema među timovima.

8. Bolji uvid i planiranje resursa

• Menadžment ima detaljan uvid u status svih projekata i obim angažovanosti članova tima, što omogućava optimalno raspoređivanje resursa.

9. Fokus na kvalitet sadržaja

• Najvažniji rezultat: timovi su oslobođeni nepotrebne administracije i sada mogu više pažnje usmeriti na suštinski deo posla – kreiranje kvalitetnog obrazovnog sadržaja.

Implementacijom prilagođenog rešenja zasnovanog na Microsoft Power Platformi, Klett je uspeo da objedini kompleksne uređivačke procese u jedinstven i transparentan sistem, koji istovremeno pojednostavljuje rad, smanjuje greške i otvara prostor za strateško planiranje.

Digitalizacijom svakog koraka — od ideje do štampe — timovi su dobili precizniju kontrolu nad projektima, brži pristup informacijama i značajno smanjeno administrativno opterećenje. Rezultat nije samo efikasniji rad, već i veći fokus na ono što je Klettovom timu najvažnije: kreiranje kvalitetnog obrazovnog sadržaja.

Ovaj projekat je primer kako pametno dizajnirano rešenje može unaprediti celokupan način rada i doneti stvarnu vrednost u svakodnevnoj praksi.