Extreme QMS Dokumentarijum
Softver za podršku sistemu menadžmenta kvalitetom
Uloga QMS dokumentacije u očuvanju kvaliteta
Danas, u vremenu brzih promena, informisanih kupaca i jake konkurencije, kompanije se bore ne samo da steknu, već i da zadrže poverenje svojih klijenata. Od njih se očekuje stalna inovacija u proizvodima i uslugama, uz očuvanje i unapređenje kvaliteta.
Dokumentacija u okviru Sistema menadžmenta kvalitetom (QMS) predstavlja ključni mehanizam kojim se obezbeđuje ujednačen kvalitet i jasna veza između ulaznih podataka, procesa i rezultata – najčešće merenih kroz zadovoljstvo korisnika.
Problem ručnog vođenja
Upravljanje dokumentacijom je posao koji se mora obaviti. Međutim, kada se taj proces vodi ručno – kroz Excel tabele, Word dokumente i mejlove – postaje:
- spor;
- podložan greškama;
- težak za praćenje i kontrolu;
- administrativni teret koji
- oduzima vreme zaposlenima.
Umesto da se fokusiraju na sadržaj i primenu dokumenata, ljudi često moraju da vode pomoćne evidencije: da proveravaju da li su vi koji treba primili pravu verziju dokumenta, da li su poslali komentare, odobrili tekst I da li je odobrena verzija postavljena na deljenu lokaciju dok je stara uredno povučena. Takav način rada nije efikasan i dugoročno usporava procese, dok se pažnja zaposlenih preusmerava sa suštine na administraciju.
Ako vas zanima kako izgledaju izazovi kvaliteta u praksi i šta se dešava kada
„obućareve cipele ostanu nepopravljene“, pročitajte naš tekst na linku.
Rešenje – Extreme QMS Dokumentarijum
Extreme QMS Dokumentarijum je modularno softversko rešenje koje centralizuje procese upravljanja dokumentacijom u okviru Sistema menadžmenta kvalitetom.
Vlasnici procesa koji unose nove procedure mogu ih lako postaviti na odgovarajuće mesto, dok korisnici dokumenata u praksi brzo dolaze do najnovijih verzija i informacija koje su im potrebne – bez gubljenja vremena na pretragu i proveru.
Smanjenjem vremena i grešaka koje se troše na administraciju, stvara se efikasnije radno okruženje u kojem zaposleni mogu da se posvete zadacima koji donose vrednost klijentima i kompaniji – uz usklađenost sa međunarodnim standardom ISO 9001.
Moduli Extreme QMS Dokumentarijuma
Upravljanje dokumentacijom – timski rad, kontrola, odobravanje i distribucija; verzionisanje i arhiva; izveštaji za interne i eksterne provere.
Upravljanje neusaglašenostima – automatizacija odluka i analiza uzroka, odobravanje i praćenje mera; pregled neusaglašenosti po proizvodima,
procesima i statusima.
Reklamacije kupaca i potrošača – od prijema do razrešenja, evidencija i odobravanje; izveštaji po grupama proizvoda, kategorijama žalbi i opravdanosti.
Upravljanje zapisima – centralna evidencija i odobravanje zapisa, brzo pretraživanje i grupisanje.
Upravljanje zadacima – lista timskih i ličnih zadataka, podsetnici, prioriteti i
pregled statusa posla.
Moduli i pogodnosti
| Modul | Pogodnosti |
|---|---|
| Upravljanje dokumentacijom | • Automatizacija timskog rada na izradi, kontroli, odobravanju i distribuciji dokumentacije.
• Centralni pregled svih dokumenata u procesu sa statusima. • Automatizovano numerisanje verzija i arhiviranje starih dokumenata. • Izveštaji dostupni za interne i eksterne proveravače. |
| Upravljanje neusaglašenostima | • Automatizacija procesa od prijave do otklanjanja neusaglašenosti.
• Automatsko pokretanje uzroka, predloga rešenja, odobrenja i praćenja mera. • Pregled i evidencija neusaglašenosti po grupama proizvoda, delovima procesa ili tipovima neslaganja. • Praćenje svih aktivnosti, mera i statusa. |
| Reklamacije kupaca i potrošača | • Obrada reklamacija od prijema do razrešenja.
• Evidencija i kategorizacija reklamacija. • Dodavanje potrebne dokumentacije uz reklamacije. • Izveštaji o reklamacijama po grupama proizvoda, kategorijama žalbi, prioritetima i rokovima. |
| Upravljanje zapisima | • Evidencija i odobravanje raznih vrsta zapisa u proizvodnji.
• Lako pronalaženje i pregledanje potrebnih zapisa. |
| Upravljanje zadacima | • Lista svih ličnih i timskih zadataka sa lako dostupnim informacijama.
• Podsetnici za neobavljene zadatke. • Lakša organizacija posla po prioritetima. • Uvek znamo gde stoji posao. |
Pametniji način za upravljanje dokumentacijom kvaliteta:
Extreme QMS Dokumentarijum razvijen je na Microsoft Power Platformi, sa ciljem da se složeni procesi upravljanja dokumentacijom pretvore u jednostavan, pregledan i siguran sistem.
Rešenje je prilagođeno vašoj organizaciji:
Pouzdano funkcioniše u cloud okruženju;
Ostaje održivo i skalabilno na duže staze;
Omogućava da vaši timovi rade efikasnije, a procesi postanu transparentniji i pouzdaniji.
Naš cilj je da upravljanje QMS dokumentacijom postane jasno, brzo i jednostavno, dok se zaposleni fokusiraju na ono što zaista donosi vrednost – zadovoljstvo klijenata i rast kompanije.
