eKancelarija – alat za efikasno elektronsko obavljanje svakodnevnih kancelarijskih aktivnosti

eKancelarija je softversko rešenje za upravljanje procesima kancelarijskog poslovanja namenjeno malim i srednjim preduzećima!

Odgovarajući na potrebu za automatizacijom poslovnih procesa uz znatnu uštedu vremena, danas je eKancelarija dostupna u svako vreme, na svakom mestu i bilo kom uređaju

Čemu služi eKancelarija?

eKancelarija je godinama razvijana s ciljem da unapredi tradicionalan kancelarijski rad uvođenjem naprednih IT rešenja. Tačnije, osmišljena je tako da upravljanje osnovnim poslovnim aktivnostima kancelarijskog poslovanja, počev od organizacije vremena i resursa do kreiranja zadataka za različita odobravanja, upravljanja dokumentacijom i kontrolu realizacija procesa, učini jednostavnijim i bržim.

Svi oni procesi koji su se nekada donekle „mehanički” odvijali unutar vašeg preduzeća, danas su kroz eKancelariju automatizovani.

Samo neki od osnovnih modula unutar eKancelarije su: deljena dokumentacija, jedno mesto za svu dokumentaciju gde svi imaju uvid. Prava pristupa se regulišu, a postoji i mogućnost praćenja svih izmena na dokumentima. Elektronski delovodnici, takođe uveliko pojednostavljuju posao, kroz nekoliko delovodnih knjiga u elektronskom formatu koje omogućavaju unos i organizaciju dokumentacije kako bi se omogućila brza pretraga, kreiranje izveštaja u Excel-u, automatsko obaveštenje o novim/izmenjenim dokumentima i praćenje verzije izmena na dokumentima i njihovim opisnim podacima.

Neretko se dešava da se hvatamo za glavu zbog projektne dokumentacije, rokova vezanih za projekte, pa je eKancelarija i u tom smislu odličan saradnik. U modulu namenjenom za evidenciju projekata automatski se kreira struktura za projektnu dokumentaciju, projektni tim je u mogućnosti da brzo sarađuje, dok su sva obaveštenja automatizovana tako da stižu na adresu svakog člana tima.

Posebna vrednost eKancelarije nalazi se u mogućnosti upravljanja dokumentacijom kroz kreiranje foldera, potfoldera i setova dokumenata, opcionog uključivanja odobravanja predefinisanim korisnicima, kreiranje opisnih podataka za dokumenta, brza pretraga, izveštavanje, kreiranje istorije izmena, rad više korisnika na jednom Office dokumentu i sinhronizacija s računarom.

eKancelariji raduju se i finansije, budući da je unutar nje automatizovano vođenje evidencije menica, lizinga/kredita/rata i bankarskih garancija. A tu je i podsetnik u skladu s datumom dospeća, kao i različite opcije za pretragu i pregled.

Budući da je HR segment od izuzetnog značaja u svakom preduzeću, unutar eKancelarije nalaze se moduli namenjeni upravo radnicima kompanije: oglasna tabla, kalendar, interni zahtevi za podršku, zaposleni (elektronsko vođenje evidencije o zaposlenima), galerija, odsustva, službeni put…

Uz sve te funkcionalnosti i poboljšanja, eKancelarija štedi vreme, što rezultira uštedom i novca. Ukoliko sada trošite dva minuta za ručno zavođenje u delovodnik plus registrator, a imate 700 stavki u delovodniku godišnje i 25 zaposlenih koji koriste dokumentaciju, treba vam sedam osoba koje će obezbediti da u istom danu svi kojima to zbog posla treba mogu da dobiju željeni dokument.

eKancelarija je zato u mogućnosti da potrebnu dokumentaciju za svih 25 ljudi isporuči za najviše minut vremena po bilo kom dokumentu. Što štedi i ljudske resurse i vreme i rad čini produktivnijim.

Na kojoj platformi eKancelarija radi?

eKancelarija v3 je napravljena na Microsoft 365 platformi koristeći servise: SharePoint online, Power Automate i Exchange. Prednost korišćenja ove platforme je što uz mesečnu pretplatu klijent uvek dobija najnovije funkcionalnosti i platformu koja se neprestano unapređuje bez dodatnih skrivenih troškova.

Takođe, rešenje je fleksibilno za prilagođavanje specifičnostima u poslovanju svakog pojedinačnog klijenta uz minimalne troškove, jer su funkcionalnosti lako prilagodljive.

eKancelarija v3

Nakon mnogo godina iskustva u razvoju i implementiranju prilagođenih SharePoint rešenja i uz kontinuirano praćenje tehnoloških novina platforme i zakonodavnih potreba kancelarijskog poslovanja nastala je eKancelarija v3.

Najnovija verzija donosi ogromnu prednost koja se ogleda u nadogradnjama za aplikaciju (upgrade) uključenim u cenu pretplate, mesečnom plaćanju, podršci i održavanju.

Autori: Jovana Vasić i Nikola Đukić, SharePoint konsultatni u Extreme d.o.o.