Softver za potpuno automatizovanu podršku za upravljanje životnim ciklusom vaših ugovora
Gotovo rešenje spremno za implementaciju!
Jedino rešenje za upravljanje ugovorima iz Srbije i regiona na globalnom Microsoft Marketplace-u
Kome je primarno eSekretarica namenjena?
Naši korisnici su uglavnom naše velike firme, koje sa svojim dobavljačima i kupcima zaključuju veći broj ugovora. Pre uvođenja našeg rešenja, uglavnom su koristile Excel fajlove i klasičnu email prepisku da eksterno i interno između sektora usaglase komentare na tekst ugovora, odobre ugovor i prate njegovu realizaciju.
Manje je poznato da se ovakvim načinom rada, u proseku izgubi minimum 2h po svakom ugovoru na čistu potragu i prikupljanje informacija (da li su svi odgovorili, gde je poslednja verzija, da li su uključeni svi komentari itd.). I to bez računatog vremena potrebnog za sam rad na tekstu i komentarisanju ugovora!
eSekretaricu vredi da razmotrite ako:
Predugo i neefikasno kao firma odobravate i potpisujete ugovore
Bez pravog alata odgovarate za sprovođenje interne procedure za odobravanje ugovora
Snosite ličnu odgovornost za reputaciju, poslovne rizike i štete u firmi i želite bolju kontrolu nad ugovorima
Gubite dosta vremena da nađete i organizujete svoje zadatke za ugovore
Zbog manjka transparentnosti teško i sporo saznajete koga trenutno čekate da unese komentare ili odobri tekst ugovora
Zbog neblagovremene obnove i slabe kontrole realizacije ugovora imate veće troškove i manje prihode nego što možete da imate
Svi izazovi i neefikasnosti iznad generišu troškove, od kojih se dobar broj ne vidi u bilansima firme.
Zamislite na trenutak sekretaricu koja je brza kao munja, svakome u firmi sve unapred pripremi i donese, svima pomogne da najbolje što mogu uz najkraće vreme urade svoj posao sa ugovorima, ništa nikada ne zaboravlja i svakoga na vreme podseti na obaveze, pronalazi za sekund sve šta je sačuvala, skromno jede i pije, neumorna je i izgleda sposobna da bude na više mesta u isto vreme kad i gde god da je potrebna.
Da vas upoznamo sa jednom takvom eXtreme Sekretaricom, poznatijom kao eSekretarica
eSekretarica je softversko rešenje koje višestruko ubrzava, olakšava kontrolu i u potpunosti automatizuje procese upravljanja životnim ciklusima ugovora u velikim firmama.
Funkcionalnosti rešenja su organizovane u dva modula, jedan za usaglašavanje i odobravanje nacrta ugovora a drugi za čuvanje potpisanih ugovora i praćenje njihove realizacije.
U softver je ugrađeno desetogodišnje iskustvo rada sa ugovorima i internim aktima u najvećim srpskim firmama.
Modul za usaglašavanje i odobravanje ugovora
U ovom modulu započinje proces internog i eksternog usaglašavanja nacrta ugovora, koji se završava odobrenom verzijom teksta koju su sve ugovorne strane spremne da potpišu.
Najbitnije funkcionalnosti i pogodnosti su date u tabeli ispod:
| Funkcionalnost | Pogodnost |
|---|---|
| Pregled svih ugovora u procesu | Transparentnost, trenutno znamo gde i kod koga stoji svaki ugovor, velika ušteda vremena svih učesnika |
| Upravljanje procesom usaglašavanja | Sprovođenje politike menadžmenta za svaki tip ugovora Ljudi brinu samo o tekstu ugovora, a softver o poštovanju procedure, kontrola je automatizovana, uvodi se red i smanjuju se značajno poslovni rizici |
| Istovremeni rad na nacrtu teksta ugovora, deljenje dokumenata sa drugom stranom | Efikasnije usaglašavanje, korisnik ne mora da čeka da neko drugi oslobodi dokument. Svi komentari stoje na jednom mestu i nema potrebe za njihovim agregiranjem, što dodatno štedi vreme Druga strana komentariše ugovor na našem sistemu |
| Pregled ličnih i timskih zadataka | Lakša organizacija poslova, podsetnici za korisnike i rukovodioce, brže se obavljaju zadaci jer su sve ključne informacije na dohvat ruke za par sekundi |
| Upravljanje pravima | Prava korisnika podešavamo prema ovlašćenjima i odgovornostima za svaku rolu u procesu kontrole, preispitivanja i odobravanja ugovora |
| Pretraga i izveštavanje | Veoma se lako može pronaći bilo koji ugovor koji je u sistemu, lako se detektuju uska grla u procesu usaglašavanja, efikasnije se ugovori kreću kroz firmu |
Modul za arhiviranje i praćenje realizacije potpisanih ugovora
U ovom modulu se prati proces obostranog potpisivanja ugovora, arhiviraju potpisani ugovori, prate statusi ugovora i zadaci koje korisnici treba da obave za njihovo ispunjenje i eventualnu obnovu.
| Funkcionalnost | Pogodnost |
|---|---|
| Baza svih potpisanih ugovora, sa kontrolom prava pristupa | Brzo pronalaženje ugovora po raznim parametrima, u skladu sa pravima pristupa Direktna veza sa modulom za usaglašavanje, za brz uvid u komentare date tokom usaglašavanja |
| Kontrola verzija ugovora, praćenje statusa potpisivanja, podrška za digitalno potpisane ugovore | Jednostavno poređenje odobrene verzije sa onom donetom na potpis, lista ugovora koje nije još potpisala druga strana |
| Praćenje statusa i bitnih datuma ugovora | Blagovremena obnova, manji rizik da se nađemo u nepovoljnom položaju u odnosu na dobavljače |
| Centralizovano, sistemsko praćenje zadataka za kontrolu realizacije ugovora | Smanjenje rizika da se izgubi dodatni prihod ili plate penali zbog netransparentnosti ili fluktuacije |
| Izveštaji i pregledi po raznim parametrima, arhiva realizovanih ugovora | Jednostavna izrada potrebnih sumarnih pogleda na ugovore, uključujući i izveštaje potrebne za nadležan arhiv |
| Podrška za druga interna akta | Preispitivanje i drugih internih dokumenata, pravilnika, politika, odluka, internih ugovora i šablona i sl… |
Kako da kupite eSekretaricu?
eSekretarica se prodaje po modelu pretplate na pravo na korišćenje softvera. Licencira se po svakom korisniku koji učestvuje u izradi, kontroli, odobravanju, potpisivanju, praćenju realizacije i arhiviranju ugovora.
Pretplatu možete plaćati na mesečnom ili godišnjem nivou, po vašem izboru.
U pretplatu su uključena, osim prava na korišćenje, prava na podršku za upotrebu i održavanje postojećih funkcionalnosti i unapređenja softvera.
Inicijalna implementacija, integracija i obuka se usklađuju sa potrebama svakog korisnika i kao stavke se zasebno prikazuju u ponudi.
Nema kapitalnih investicija u softver, naročito ako ne zahtevate obimne modifikacije već gotovog rešenja.
Šta vam je potrebno za implementaciju eSekretarice?
Softver je napravljen na najsavremenijoj Microsoft Power Platformi, koja omogućava bržu i ukupno povoljniju izradu i održavanje pouzdanih, fleksibilnih i za korisnike udobnih aplikacija, kada se poredi sa tradicionalnim programiranjem.
Rešenje je verifikovao tim Microsoft stručnjaka i objavio ga kao naš proizvod na globalnom Microsoft Marketplace-u.
Da biste koristili eSekretaricu, potrebno je da imate:
• Neki od osnovnih Microsoft 365 paketa
• Power Apps licencu
Pored ovih osnovnih licenci koje vam obezbeđuju pristup Microsoft Cloud infrastrukturi i drugim servisima za vašu digitalizaciju, za korišćenje eSekretarice vam nije potrebna nikakva dodatna interna infrastruktura, osim računara sa Internet konekcijom.
Implementacija se može realizovati u jako kratkom roku ako vam nisu potrebne značajne izmene već gotovog rešenja.
Uspešne priče naših klijenata
Studije slučajaOtkrijte stvarne primere kako smo pomogli klijentima da postignu svoje ciljeve, prevaziđu izazove i podstaknu rast.
Wagen Internation d.o.o i Dynamics 365
eKancelarija i Kreston MDM revizija doo
Dynamics 365 & Semos Education
Podrška
Tu smo za vasEXTREMEovanje - iz iskustva za iskustvo
Budite u tokuDobro došli na EXTREMEovanje – naš kutak za razmenu znanja, ideja i iskustava. Kroz priče iz prakse, savete i tehnološke uvide, pomažemo vam da bolje razumete kako digitalna rešenja mogu unaprediti vaš posao. Više od 25 godina smo uz klijente – i svaki tekst ovde je nastavak tog puta, pisan iz stvarnog iskustva.
Od lead-a do preporuke, bez lutanja: CRM – kompas za Customer Journey
“Ko su naši kupci koji bi preporučili naš proizvod ili uslugu“, pitanje je koje sve češće postavlja menadžment kompanija. To nisu nužno naši najveći kupci…
DIGITALNA ISTINA: Sve je teže lagati, i to je dobra vest
Pre svega moram da vam kažem da ne radim u Photoshopu. Ne obrađujem fotografije, ne snimam video sadržaj, niti dizajniram vizuale za društvene mreže. Dobro……
Kako veštačka inteligencija unapređuje selekcije u Photoshopu
Selekcije u Photoshopu su svakako jedna od najvažnijih i najčešće korišćenih opcija. Uvek nešto treba da se odvoji od nečeg drugog na slici. Koliko god…
Bilten
Naš Infobilten donosi vam najrelevantnije vesti iz industrije, tržišne trendove i stručne analize. Prijavite se kako biste bili korak ispred u svojoj oblasti i donosili informisane odluke uz najnovije uvide koji stižu svakog meseca.
Infobilten
Budite u toku sa našim Infobiltenom, koji vam donosi najnovije vesti iz IT industrije, uvide i trendove direktno u vaš inbox.
Sigurnosni Bilten
Zaštitite svoje poslovanje uz naš Sigurnosni bilten, koji vam donosi najnovije informacije o sajber pretnjama i bezbednosnim praksama
Kreativni Bilten
Prijavite se na naš Kreativni bilten i dobijajte najnovije trendove u dizajnu, savete o softveru i kreativnu inspiraciju.
