QMS u raljama poslovnog života – ko brine o obućarevim cipelama?

Svi smo se bar jednom u životu razočarali proizvodom ili uslugom lošijeg kvaliteta koju smo dobili od nekog našeg dobavljača – neki od nas i više puta.

Stručnjaci za marketing često nas bombarduju primamljivim ponudama tipa „Još malo pa nestalo!“ i/ili „Šok cena!!!“, pa ushićeni zbog fantastičnog dila i ne pitamo previše kakvog je kvaliteta roba ili usluga… Kako i dolikuje našim prostorima, posle dobre noćne zabave ponekad sledi i ozbiljan jutarnji mamurluk, jer kako neko davno reče, ukus gorčine lošeg kvaliteta oseća se još dugo nakon što se zaboravi sladak ukus niže cene.

Kvalitet i/ili kvantitet

S obzirom na nesporni značaj kvaliteta za poslovni uspeh bukvalno svake firme, čovek bi očekivao da se u većini njih menadžment pobrinuo da sektor kvaliteta i rukovodioci operacija, proizvodnje, razvoja, nabavke, distribucije i brige o kupcima imaju efikasan pomoćni sistem kojim omogućavaju nesmetano odvijanje, kontrolu, unapređenje i razvoj glavnog sistema koji pravi proizvode, pruža usluge i bez mamurluka usrećuje klijente.

U praksi, međutim, osim nekog mesta na serveru (ili cloud-u) za deljenje ISO/HACCP/QMS dokumentacije, starog dobrog e-mail-a i tu i tamo ponekog Word, Excel i PDF dokumenta, od naših najplaćenijih i najsposobnijih ljudi očekujemo da se sami snađu i tim univerzalnim alatima reše izazove u svim našim glavnim i pomoćnim sistemima.

Postoje, bez svake sumnje, brojne firme kojima je ovaj pristup skroz u redu, a nekima je i optimalno rešenje. Međutim, za veće firme iz ozbiljnije regulisanih industrija, kakve su proizvodnja hrane i pića, farmaceutska i hemijska, avio i auto industrija, kao i visokotehnološke proizvodnje, npr. elektronske, medicinske opreme i veće laboratorije, gde greške mogu biti direktno i indirektno jako skupe, vredi razmisliti o nekom sistemskom rešenju.

Pravi pristup

Bez sistemskog rešenja se ljudi prepušteni sebi snalaze svojim priručnim Excel evidencijama i ostrvcima, neprekidno traže po mejlovima dokle smo stigli s novim procedurama, brinu ručno o postupcima s neusaglašenim i vraćenim proizvodima, šaržama i lotovima, žalbama distributera i klijenata, održavanju i etaloniranju opreme, zapisima iz proizvodnje, eksternim ISO proverivačima, pitaju ko je dirao njihov Excel fajl i nešto im poremetio i slično…

Ovakav pristup često doprinosi dodatnim skrivenim i vidljivim troškovima, kakvi su:

• obim škarta, dorada, popravki u garantnom roku i povlačenja proizvoda;
• veća neefikasnost ključnih ljudi kroz vreme utrošeno na manuelne poslove koji se mogu automatizovati;
• veći rizici od penala i privremene obustave proizvodnje od strane inspekcija i regulatornih agencija;
• slabiji kvalitet proizvoda i usluga, što utiče na zadovoljstvo korisnika, ugled firme i obim prodaje;
• nedovoljna transparentnost ključnih i pomoćnih procesa smanjuje produktivnost cele organizacije jer se troši vreme na njihovo manuelno opsluživanje;
• otežan razvoj novih proizvoda.

Bilo bi baš praktično i dobro kada bismo na jednom mestu imali ne samo finalnu dokumentaciju i obrasce već i pregled, podatke, zadatke, statuse i izveštaje iz svih tekućih procesa koji omogućavaju da naš sistem poslovne reprodukcije ostvaruje svoju svrhu na najefikasniji i efektivniji način. Znali bismo u svakom trenutku za par sekundi šta se zaista trenutno dešava sa obezbeđenjem kvaliteta u firmi i svako bi znao šta danas treba da uradi od svojih obaveza. To sigurno nešto košta, ali nešto bi i uštedelo kroz bolju organizaciju, automatizaciju i transparentnost procesa. Svakako nije besplatan ni način kako danas radimo, bili toga svesni ili ne.

Centralizovano opet pobeđuje

Softverska rešenja za podršku QMS-u (Quality Management System) obično imaju nekoliko različitih modula u okviru kojih se na jednom centralnom mestu obavljaju najbitniji zadaci iz podrške ključnim procesima.

Ako ste se pronašli u izazovima (odnosno „snalaženje“ vam je modus operandi) u uvodnom delu teksta, lako će vam biti da razumete šta bi implementacija ovih modula, dodatno prilagođenih vašim specifičnim zahtevima i potrebama, mogla da znači za celokupno upravljanje vašim integrisanim ISO/HACCP/QMS sistemom.

Ukoliko u vašoj firmi već imate ili razmišljate o nabavci MS Office 365, treba da znate da MS Power Platforma, što je Microsoft-ov odgovor na poslednji Low-Code / NoCode trend u izradi poslovnih aplikacija, može da vam u za vas dobroj implementaciji obezbedi ne samo da koristite gore navedene module, već i da dodatno automatizujete i digitalizujete proiz­voljne procese koji vam trenutno iz raznih razloga zadaju poslovne brige.

Bez sistemskog rešenja se ljudi prepušteni sebi snalaze svojim priručnim Excel evidencijama i ostrvcima, neprekidno traže po mejlovima dokle smo stigli s novim procedurama, brinu ručno o postupcima s neusaglašenim i vraćenim proizvodima, šaržama i lotovima, žalbama distributera i klijenata, održavanju i etaloniranju opreme, zapisima iz proizvodnje, eksternim ISO proverivačima, pitaju ko je dirao njihov Excel fajl i nešto im poremetio i slično

Nikada ranije u Microsoft-ovoj istoriji pre pojave Power Platforme nismo imali tako moćan softver za brzu izradu poslovnih aplikacija po tako pristupačnoj ceni, bez kapitalnih investicija u bilo kakvu infrastrukturu. Kada u jednom softveru dobijemo mogućnost da za kratko vreme izradimo funkcionalnu i bezbednu aplikaciju, s prednošću da naši korisnici zajedno u timu rade u alatima koje poznaju (npr. Microsoft Office, Teams), a menadžment dobije mehanizam da bez brige po rezultat sprovede svoju politiku i strategiju kroz fleksibilnu IT podršku procesima, s transparentnošću i uređenošću kojoj jedan Excel nikada neće moći i nije bio ni zamišljen da parira, prosto shvatimo da je progres doveo do toga da ono što je nekada bilo dostupno samo najbogatijim svetskim firmama možemo da imamo za par meseci u svakoj firmi u Srbiji kojoj to zaista treba.

Vreme je najskuplja stavka

Uvek možemo reći ljudima da treba da budu još produktivniji. Ali tek uvođenjem odgovarajućih alata omogućavamo im da zaista pruže svoj maksimum. Prava cena većine stvari koje radimo ogleda se u količini vremena koju trošimo na njih.

Ako ne želite više da gubite vreme na QMS izazove, možda možemo da pomognemo, ako dobijemo priliku. Pozovite čim pre, jer izgubljeno vreme nikada ne bude pronađeno!

Tekst preuzet sa: QMS u raljama poslovnog života – ko brineo obućarevim cipelama? | PC Press