SharePoint 2023 – NextGen alat za kolaboraciju i komunikaciju

Sve što smo ikada hteli od internog portala… Jednostavan i moderan interfejs, a maksimalna produktivnost!

Pošto smo SharePoint 2013 poslali u penziju, (a ni cela OnPrem ekipa nije u cvetu mladosti) vreme je da pogledamo kako izgleda savremena kolaboracija ove 2023. godine.

SharePoint je doživeo ozbiljnu, ali najbitnije uspešnu plastičnu operaciju i sada je moderan, responzivan i sveden. Izgleda da ne morate da budete IT geek da bi znali da ga koristite. Ima on i dalje super geek mod ako ga baš tražite, ali na prvi pogled to deluje kao lepršava consumer aplikacija. Naizgled, nudi vam dva pravca kojima možete krenuti:  Kolaboracija ili Komunikacija.

Kolaboracija (Team sajt)

Ukratko, ukoliko imate potrebu da oko zajedničkog posla okupite tim ljudi koji treba da deli dokumentaciju, radi na njoj, odobrava je, revidira, deli sa i izvan tima onda ovo može biti rešenje za vas. Na sve to dodajte razne mehanizme odobravanja dokumenata, upravljanje pravima pristupa, notifikacije za promene na dokumentima, praćenje verzija dokumenata,  nikad bolja pretraga, audit…i verovatno većina stvari koja vam padne na pamet kada je reč o dokumentaciji, onda ovo predstavlja jedno sasvim dobro rešenje.

Obično se ovde nalazi primena kada je potrebno voditi dokumenta na projektima, događajima, proizvodima, prodajnim prilikama, marketinškim materijalima, svaki vid koji zahteva centralizaciju, čuvanje i uređivanje dokumenta. Ovo sve pojačava prisustvo Office web aplikacija koje vam omogućavaju da jednostavnije Word, Excel i PowerPoint fajlove otvarate i menjate kroz browser. Igrom slučaja se mesto (sajt) za kolaboraciju zove Team sajt, ali načelno nema nikakve veze sa Teams aplikacijom (to ime se koristi dugo pre Teams aplikacije). Da zabuna bude još veća, Teams komunikaciona aplikacija u pozadini koristi baš ove sajtove za odlaganje dokumenta. Kada imate u Teamsu neki kanal i kliknete na Files, e pa u pozadini se sva ta dokumenta smeštaju na SharePoint Team sajt. Tako je, iza Teams aplikacije stoji Team sajt (MS je kralj nomenklature).

Šta onda znači:”Mi nećemo Cloud, nećemo SharePoint, koristićemo samo Teams. Je l’, a gde stoje fajlovi?”

Komunikacija (Communication sajt)

Svako ko je video SharePoint sajt zna da to je sve samo ne out of the box lepo i lako za podešavanje. E pa to više nije tačno, SharePoint je napravio ozbiljan iskorak na tu temu i doneo nam Communication sajtove. Ideja je da ako vam treba moderan informativni kanal unutar kompanije, za vesti, slike, banere, video sadržaje, ankete, linkove, brendiran po kompanijskom standardnima onda se može reči da imamo kandidata za vas. Potreba za uređenom internom komunikacijom raste sa brojem zaposlenih – od informisanosti o dešavanjima do onboarding procesa, postignuća, komunikacije vrednosti i ciljeva firme.

O poslovnoj efikasnosti da ne govorimo – svi odgovori na pitanja gde je ono uputstvo, kakva je procedura, kako da podnesem zahtev za godišnji ili poslovni put se nalaze baš na ovom sajtu.

Na raspolaganju imate i pregršt ugrađenih modula da prikažete vesti, slike i video sadržaj, koji su jednostavni za korišćenje. Posle par dana, ste sami u stanju da proizvedete lepe stranice, čak su vam i fotografije obezbeđene ako nemate vaše.

Sve ovo može da se iskoristi i kao podloga za kompanijsku bazu znanja iz svih domena. Pretraga i dalje radi odlično, tako da se sada stvarno jednostavno (u stilu Google pretrage) dolazi do željenih informacija. Primere kako može izgledati interni portal možete videti na SharePoint look book (microsoft.com)

Ostali SharePoint-ovci

Komunikacija i Kolaboracija su mama i tata SharePointa, ali su tu i sva njihova deca, koja su se osamostalila i pričaju svoju priču nezavisno od SharePointa:

Lists – postaje samostalna aplikacija za vođenje raznih listi.

Stream for Sharepoint – servis za odlaganje i uređivanje video sadržaja, možete ga smatrati kompanijskim YouTubom.

OneDrive je odavno porastao i od dodatka u vidu SkyDrive postao ozbiljno rešenje za odlaganje lične poslovne dokumentacije u oblacima.

Osim toga, imamo i smenu generacija:

SharePoint Workflow je zamenio Power Automate – moćan alat za automatizaciju poslovnih procesa.

InfoPath forme su zamenjene Canvas Power Apps formama – sada možete praviti lepe i funkcionalne forme relativno jednostavno. Microsoft bi želeo da to može da radi svako ko ume da napravi PPT prezentaciju, ali nije još na tom nivou jednostavno, mora malo i excel formula da se poznaje, i da se ima malo smisla za organizaciju.

Kako AI priča postaje sve popularnija, u svet dokumenta se uvodi Syntex for SharePoint.

O svim ovim temama detaljnije u nekom od narednih blogova. Stay tuned…