SharePoint 2013 ide u penziju… I šta ćemo sad?

Microsoft je SharePointu 2013 rekao zvanično zbogom 11. aprila 2023. godine. Celu jednu deceniju pružao je podršku brojnim organizacijama u upravljanju dokumentacijom, kolaboracijom i poslovnim procesima. Međutim, kako to uvek biva, došli su „neki novi klinci“ i SharePoint 2013 poslali u penziju. Na nama je da mu omogućimo da mirno ode na zasluženi odmor i prepusti scenu novijim verzijama koje donose naprednije mogućnosti i bolje performanse. 

Dok SharePoint 2013 pakuje svoje stvari, poslovne organizacije se suočavaju sa izazovom prelaska na nove on-prem verzije ili na SharePoint u oblaku. Proces migracije zahteva stručnost i pažljivo planiranje  kako bi prelazak bio uspešan, uz minimalno ometanje poslovnih operacija. Sistem administratori kao ključni igrači u ovom procesu, suočavaju se sa raznim izazovima i teškoćama dok vode organizaciju kroz prelazak na novu SharePoint verziju.

Godina je 2023., IT scena je dinamično mesto, AI, BI, Cloud, nove funkcionalnosti niču kao pečurke posle kiše, već neko vreme mantra je „svi na Cloud“, a naš zadatak je da prebacimo SharePoint 2013 farmu (farm solution), (ko zna koju po redu) na nešto što je danas „compliant“ bilo da je u pitanju neka novija OnPrem verzija ili SharePoint Online. 

Sve to lepo izgleda u teoriji, ali se u prethodnih 10 i kusur godina, nakupilo svega i svačega na toj SharePoint farmi. Koliko je samo u tom periodu prošlo različitih Biznis, IT Pro i Dev ekipa, ostavilo svoj trag i nastavilo dalje svoj put, a nama je ostavljeno da razumemo, uglavnom bez dokumentacije, šta je biznis zaista želeo, zašto imam gomilu funkcionalnosti za koje je više nemoguće naći autora,  šta sve rade ti workflow-ovi, zašto imam eksterne aplikacije koje na neki način pričaju sa SP i ko zna čega još tu ima. 

Uglavnom je put da krenemo od biznisa i da ih pitamo:“ Ljudi šta stvarno od svega ovoga koristite?“. Očekujemo, makar na bazičnom nivou, da znaju da nam kažu koje aplikacije koriste, u suprotnom može se desiti da potrošimo puno vremena, na stvari koje možda niko i ne koristi. 

Šalu na stranu, to je jedan od prvih zadataka, da identifikujemo koje su to funkcionlnosti, sajtovi i aplikacije koje su potrebne i koje se zaista koriste. 

Nakon toga planiramo njihov budući život u nekim novim verzijama. Ovde je bitno naglasiti da se taj put može drastično razlikovati u zavisnosti da li se ide na SharePoint OnPrem ili SharePoint OnLine verziju. Za koju god verziju da se odlučite, ne brinite, za nas je to utaban put kojim smo već mnogo puta prošli. Uglavnom počinjemo sa analizom vaših postojećih sistema i davanjem preporuke za odabir prave verzije SharePointa koja najbolje odgovara vašim potrebama. Nakon odabira, detaljno se planira migracija tako da se svi podaci, sadržaj i korisničke dozvole prenesu bez grešaka i gubitaka. Primenjujemo najbolje prakse i tehnike kako bismo obezbedili glatku tranziciju i minimalne prekide u radu.

Migracija na noviju OnPrem verziju

Ako smo se odlučili da idemo na noviju OnPrem verziju, potencijalno je manje posla, odnosno prelazak na nešto što je SP2016, 2019  ili SE je bezbolniji, pošto migracija, kao takva, još uvek postoji, ali uz rizik da nešto neće raditi kako treba. Iz tih razloga uvek praktikujemo test migracije, u kom zajedno sa ključnim ljudima iz Biznisa i IT-ja, prolazimo kroz segmente koji su svima bitni i proveravamo šta sve radi/ne radi. Kada identifikujemo show stopere, gledamo kako da ih popravimo ili zamenimo novim funkcionalnostima ili po nekad čak i odustanemo od njih.  

Kada posle puno muke sredimo funkcionalnosti i usaglasimo se sa Biznisom (po nekad je veći izazov da Biznis istestira i verifikuje da li sve radi, nego sama popravka funkcionalnosti), spremni smo za finalnu migraciju na produkciju. To su obično oni dani vikenda, kada dobijete poruku da neki od servisa neće biti dostupan. Trudimo se da staru „farmu“ ostavimo dostupnu makar u Read only režimu, dok novu u pozadini migriramo. Kako smo u test fazi evidentirali sve probleme i načine kako ih prevazilazimo, te iste metode sada primenjujemo u migraciji na produkciju, samo sada to ide mnogo brže zato što znamo šta nas sve očekuje. Kada pređemo na produkciono okruženje, uglavnom nam problem pravi po neka mrežna konektivnost, a razlog je što se zaboravi da se pusti saobraćaj ka novim serverima. To se uglavnom brzo rešava. 

Migracija na SharePoint Online 

Ako se odlučite za migraciju na SharePoint Online, priča je malo drugačija. Sve što se programiralo za OnPrem verzije (farm solution) neće raditi, Workflow 2010 je ukinut, a ni Workflow2013 neće proći bolje, InfoPath forme jesu podržane ali ako nema custom koda, nemamo „jednostavan“ način da prebacimo podatke bez nekog  third-party alata, u suštini sve je moguće, samo je put drugačiji..  

Ono što treba znati, PowerAutomate je zamenio Workflow, PowerApps Canvas forme su zamena za InfoPath, i za njih ne postoji direktan put za upgrade, već se sve pravi od 0 kroz nove alate. 

Dobra stvar je što neka stara aplikacija već postoji, pa ne mora da se izmišlja topla voda, već ima gde da se pogleda šta i kako nešto radi i u tom slučaju je i samo izvođenje brže ukoliko smo zadovoljni trenutnim funkcionalnostima. Što se dokumenta tiče, oni se mogu prebaciti alatima za migraciju.  

Dizajn SP Portala, rekao bih decenijska muka, je sada rešen „Modern“ pristupom, tako da Komunikacioni sajtovi nude dopadljiv, moderan i responzivan dizajn. To znači da se opet mora sesti za sto sa Marketing, Korporativne komunikacije ili HR ekipom kako bi se usaglasili vizuelni identiteti novog portala.  

U toku analize ponekad uvidimo da je nešto možda bolje napraviti i kroz PowerApps Model driven, gde kao pozadini imamo Datavers bazu. 

Ukratko za prelazak na SharePoint OnLine je potrebna detaljnija analiza i učešće svih zainteresovanih strana.  

Možemo reći da migracija na novu verziju SharePoint donosi brojne prednosti kao što su bolja skalabilnost, fleksibilnost, jednostavnije upravljanje, sigurnost i pristup novim funkcionalnostima. Međutim, važno je imati u vidu i moguće izazove i probleme kako biste se adekvatno pripremili i osigurali uspešnu migraciju.