Preispitivanje ugovora: 4 znaka da vam je potrebna pomoć

Nedavno smo objavili novo softversko rešenje za podršku procesu preispitivanja ugovora – eSekretaricu. Na ideju da kreiramo rešenje došli smo tako što smo kod naših klijenata, firmi sa kojima sarađujemo (pa i u našoj firmi) prepoznali određene situacije, izazove ili probleme koji se ponavljaju.
Uvek je teško oceniti da li ste „zreli“ za pomoć u vidu softverske podrške za određeni proces, ali naš je zaključak iz prakse da, ako se prepoznajete bar u nekoj od ovih stavki – verovatno treba da razmislite o nekom softverskom rešenju (naravno, toplo preporučujemo eSekretaricu :)).

1. Proces preispitivanja ugovora traje jako dugo
   Imate više od 3 učesnika u procesu preispitivanja, više od 2 ugovora koja preispitujete na nedeljnom nivou, a čitav proces se odvija komunikacijom putem emaila i priloga u emailovima.
   Koordinacija ovakvog procesa zahteva vreme – potrebno je da neko vodi čitav proces, podseća učesnike na njihove obaveze, prati do kog se koraka stiglo i sve ono što sledi u narednim stavkama.
2. Pretražujete komentare na ugovore u prilozima email poruka
   Ukoliko, kao što rekosmo na početku, imate samo 3 učesnika u preispitivanju i samo 2 ugovora koja trenutno preispitujete – već imate bar 12 email poruka koje u prilogu nose neku informaciju o ugovoru. Poruke ne stižu određenim redom – svi komentarišu istovremeno (ili sa zakašnjenjem), a pred vama je zadatak da sve te komentare uredite i od njih formirate sliku o tome – šta je krajnji zaključak, koje delove ugovora treba izmeniti i da li su sa tim izmenama saglasni svi učesnici.
   Da li ste prevideli neki komentar? Da li su svi odgovorili? Da li su svi videli sve komentare ostalih učesnika i uzeli ih u obzir?
3. Tekst ugovora menjaju svi učesnici u procesu preispitivanja
   Ukoliko svi učesnici menjaju tekst ugovora, već posle par izmena je teško ispratiti – ko je koju izmenu napravio? Kako je izgledao originalan tekst ugovora? Da li su izmene koje su napravljene odgovarajuće i da li zaista treba da ostanu u konačnoj verziji?
4. Nemate jasnu sliku o tome do kog se koraka stiglo – kod koga stoji posao?
   Nakon nekoliko iteracija prepiske, izgubila se predstava o tome – ko sledeći treba da da svoj komentar, šta se čeka i kada se može očekivati da ugovor bude potpisan?