Microsoft 365 – Bezbedan i produktivan rad na daljinu

Unapređenje mobilne tehnologije i računarstvo u oblaku doneli su transformaciju načina na koji radimo. Još i pre pojave virusa COVID-19 poslovne aktivnosti su se intenzivno izmeštale iz okvira kancelarije stvarajući tako potrebu za efikasnijom kolaboracijom preko Interneta. Kompanija Microsoft je radila na razvoju platforme, shodno ovim zahtevima i danas može da se pohvali najkompletnijom platformom koja odgovara izazovu transformisanog rada i poslovanja u Oblaku – Microsoft 365.

Microsoft 365 može da odgovori specifičnim zahtevima kopmanija, u pogledu aplikacija i servisa, ali i izazovu tzv. “kućne kancelarije“.

Koji su izazovi bezbednog rad sa bilo kog mesta i kako Microsoft 365 odgovara na njih?

Kao prvi i osnovni izazov za rad iz bilo koje tačke, a da ona nije deo kancelarije, podrazumeva posedovanje odgovarajućih alata za efikasno obavljanje posla. Sve one uslove koje imate u kancelariji, nužno je da imate i kada ste izvan nje. Postavljena kućna kancelarija i odabrana tehnologija, prvi su i osnovni uslov za bezbedan rad sa udaljene tačke.

Dobro postavljena kancelarija trebalo bi da vam omogući ne samo da usamljeno radite sa bilo koje tačke, nego i zajednički rad sa kolegama uz uvek ažurne alate za produktivnost, saradnju, HD video komunikaciju i instant poruke.

Uz Microsoft 365 domet možete da proširite uz instaliranje alata za produktivnost koji koriste Cloud tehnologiju, ali i da automatizujete poslovne procese i obezbedite kompanijski portal za sve saradnike.

Drugi, ali podjednako bitan izazov, jeste bezbednost. I to, ne samo fiziča, nego i digitalna.

Microsoft 365 pruža vam mogućnost korišćenja alatki koji imaju i bezbednosnu funkciju. Mere zaštite odnose se na bezbednu e-poštu, VPN, alatke za produktivnost, skladište u oblaku i bilo koje digitalne alatke koju koristite za rad.

I kao treći izazov pojavljuje se potreba za održavanjem redovnog kontakta sa članovima tima kom pripadate. Microsoft 365 uspešno je odgovorio i ona ovaj izazov uspostavljanjem aplikacije Microsoft Teams – virtuelnog radnog okruženja koje omogućava instant razmenu poruka, konferencijskih poziva i mogućnost video konferencije. Ovaj alat obezbeđuje efikasnu komunikaciju između zaposlenih i rukovodilaca.

Microsoft Teams – nov način da budete i ostanete tim bez obzira na okolnosti i mesto s kog radite

Ukoliko ste prinuđeni na rad izvan kancelarije ili ste se odlučili da nadalje poslujete iz udobnosti svog doma, bitno pitanje koje sebi postavljate, jeste kako da održite komunikaciju s kolegama i kako da zadržite timski duh. Microsoft je uspostavljajući aplikaciju Microsoft Teams mislio upravo o svim tim izazovima.

Ona omogućava da se sa kolegom u virtuelnom svetu sretnete na sastanku licem u lice.  Samim tim podstiče na učešće i pomaže pri ublažavanju osećaja izolovanosti iz tima, kroz koji prolaze svi oni koji rade od kuće. Kroz Teams možete svim kolegama, ma sa koje tačke radili, da uputite poziv za virtuelno pridruživanje. Tokom konferencije ili sastanka imate mogućnost da uključite video, te da se nađete oči u oči s vašim kolegama. Mikrofon možete da držite isključenim uvek kada ne govorite, kako biste zaštitili konferenciju od spoljnih zvukova. Takođe, moguće je da podelite mišljenje u čet polju tokom konferencije, kako biste postavili pitanje, dali komentar, a da pritom ne prekinete onog ko govori. Imate mogućnost i da podignete virtuelnu ruku i da se na taj način javite za reč. Ukoliko postoji potreba, sastanak je moguće i snimiti. Tako oni članovi tima koji nisu mogli da prisustvuju sastanku mogu da preslušaju i budu upućeni u to o čemu je tamo bila reč. Transkript se automatski generiše.

 

U svakom trenutku možete da se javite kolegi, ukoliko vam zatreba pomoć bilo kroz čet ili da ga pozovete putem Teams-a. No, ova aplikacije je pogodna i kako biste razgovore koje obično obavljate pored kafe aparata ili aparata za vodu mogli da prenesete i u virtuelni svet. Microsoft Teams vam ostavlja mogućnost da i kada radite sa udaljenog mesta i dalje održite blizak odnos sa saradnicima.

Aplikacija Teams održaće tim na okupu kroz komunikaciju u Teams-ovim kanalima, namenjenih upravo za razmenu ideja unutar timova. Jako je bitno, a kada je u pitanju rad sa udaljene tačke, ostvariti mogućnost da se ceo tim nađe makar virtuelno na okupu.

Moguće je da podelom svog ekrana održite prezentaciju za kolege ili klijente.

Teams možete da koristite kako biste jedni druge podsticali na zabavne aktivnosti i izazove radi održavanja dobre atmosfere unutar tima. Gotovi templejti sa pohvalama za kreativne ideje zaposlenih, razni GIF-ovi, mogućnost personalizoavanja istih, mogućnos da naglasite bitnost neke poruke koju upućujete kolegi ili celom timu, čini da ova Microsoft-ova aplikacija uveliko reši izazov komunikacije među kolegama i sa udaljenog mesta.

Saveti za korišćenje Microsoft Teams-a

Prilikom korišćenja Teams-a trebalo bi da imate sledeće stvari u vidu:

  • Vodite računa o zvukovima koji dolaze iz vašeg okruženja, poput buke ili tehničkih problema, kako ne biste ometali sastanak. Najbolje bi bilo da uvek kada ne govorite mutirate mikrofon;
  • Ukoliko ste vi onaj koji izlaže prezentaciju, bilo bi dobro da učesnicima pošaljete agendu kako bi svi mogli da isplaniraju teme i pitanja za diskusiju. Ako su učesnici spremni, diskusija će biti produktivnija;
  • Učestvujte u diskusijama, jer ćete se tako osetiti delom tima;
  • Ukoliko niste bili u mogućnosti da prisustvujete nekoj od konferencija obavezno pogledajte ili zamolite kolege da snime sastanak, kako biste naknadno mogli da se informišete o propuštenom, o eventualnim planovima i donesenim odlukama.

Za sve dodatne informacije obratite nam se na softver@extreme.rs i odgovor možete očekivati u najkraćem mogućem roku.