O SharePoint platformi

Usled ubrzanog i sve bržeg razvoja primenjenih tehnologija koje menjaju način poslovne komunikacije, kao i sve većeg broja podataka kojim se barata u svakodnevnom poslovanju kompanije se vrlo često suočavaju sa izazovom – sve potrebne informacije postoje negde u organizaciji, ali ih je teško naći i iskoristiti onda kada su potrebne.

Da bi informacije bile korisne, potrebno je da budu organizovane, dostupne i konzistentne, a to je upravo ono što Microsoft SharePoint može da omogući kroz svoje osnovne funkcionalnosti:

Zajednička početna strana na portalu
Jedno mesto za sva bitna kompanijska obaveštenja i informacije – elektronska oglasna tabla, koja sama informiše korisnike o novim obaveštenjima i svim promenama.

Deljeni kontakti
Zajednička lista važnih kontakata, dostupna svim zaposlenima. Povezuje se lako s Microsoft Outlook programom i sinhronizuje se u oba pravca – iz Outlooka na portal i sa portala na Outlook, čime se osigurava da zaposleni imaju uvek ažurnu i dostupnu listu zajedničkih kontakata.

Deljeni kalendari
Centralizovani kalendar obaveza. Sastanci prodaje ili marketinga van i unutar firme mogu biti evidentirani u zajedničkom kalendaru na portalu, što omogućava i zaposlenima i nadređenima lakše planiranje, kontrolu i uvid u njihovu trenutnu i buduću raspoloživost.
Svoj kalendar na portalu mogu imati i pokretni i nepokretni resursi firme, sa istom idejom – planiranje i uvid u raspoloživost resursa koji se zajednički koriste od strane zaposlenih (na primer Sala za sastanke može imati svoj kalendar na portalu, sa rasporedom zakazanih sastanaka; Servis i njegovi resursi mogu imati svoj kalendar sa rasporedom zakazanih radova i slično).
I deljeni kalendar se lako povezuje s Microsoft Outlook programom, što omogućava zaposlenima da rade sa alatima na koje su navikli, uz dodatnu funkcionalnost pregleda i ažuriranja zajedničkih kalendara iz samog Outlooka.

Biblioteke dokumenata
Organizacija dokumentacije na način koji u mnogome prevazilazi klasične deljene direktorijume. Evidentirajte ulaznu i izlaznu poštu, kreirajte elektronsku delovodnu knjigu, omogućite trenutni elektronski pristup svim zavedenim ugovorima. Stavite najnovije kataloge, brošure, prodajne dokumente na raspolaganje marketingu i prodaji – portal će ih sam obavestiti da postoji novi sadržaj koji mogu da pogledaju. Pratite projektnu dokumentaciju i izvršavanje projektnih zadataka. Standardizujte izgled vaših ponuda i obrazaca koje koristite u svakodnevnom radu. Učinite svima dostupnim i vidljivim željene procedure, poslovnu politiku i procese za izvršavanje zadataka.

Upravljanje dokumentacijom
Ako ste uveli ili planirate da uvedete neki od standarda kvaliteta (ISO, HACCP), u obavezi ste da imate proceduru za kontinualno dokumentovanje ključnih proizvodnih i poslovnih procesa i praćenje promena kroz dokumentaciju, kao uslov za dobijanje i obnavljanje sertifikata. Portal vam može pomoći da svom timu date alate kojim će lakše i jednostavnije, praktično u realnom vremenu izvršavati taj obavezan i izazovan zadatak.
Omogućite zaposlenima da korišćenjem poznatih Microsoft Office aplikacija zajednički pripremaju, komentarišu, odobravaju, digitalno potpisuju, menjaju i na sigurnom čuvaju nove i sve prethodne verzije poslovnih dokumenata. Portal će svakog zaposlenog koji ima odgovarajuća prava, obavestiti o svakoj izmeni na biblioteci dokumenata. Sve izmene će ostati zabeležene i nosiće ime korisnika koji ih je sproveo.

Pretraga
U vreme slabije aktivnosti, portal u pozadini vrši indeksiranje celokupnog pretraživog sadržaja. Unosom ključne reči po bilo kom od raspoloživih kriterijuma, možete brzo pronaći sadržaj na portalu koji vas interesuje.

Organizacija i bezbednost sadržaja
Sadržaj na portalu možete organizovati proizvoljno – bilo prateći funkcionalnu organizacionu strukturu organizacije, bilo preslikavajući željeni poslovni model u čiju funkciju se stavlja implementacija portala.
Model sigurnosti je implementiran na način da zadovolji najviše standarde – pristup resursima se može definisati na nivou pojedinačnog ili grupe korisnika i to od najvećeg (kolekcije sajtova, pojedinačni sajtovi) do najmanjeg organizacionog elementa portala (biblioteka dokumenata, folder pa i pojedinačan fajl).
Postoje ugrađeni alati za automatsko pravljenje sigurnosnih arhiva i za povraćaj podataka u slučaju neželjenih događaja.

Otvorenost platforme
Ako se ispostavi da nije dovoljna, postojeća funkcionalnost se u slučaju potrebe može proširiti razvojnim putem. Reč je o otvorenoj platformi koja podržava standardne Microsoftove razvojne alate, čime se otvara put za izradu rešenja prilagođenih specifičnim zahtevima korisnika.