ISO Dokumentarijum

ISO Dokumentarijum je otvoreno rešenje za elektronsko upravljanje dokumentacijom ISO sistema obezbeđenja kvaliteta. ISO Dokumentarijum je alat za sve zaposlene u firmi koji automatizuje i olakšava pravilno vođenje i upotrebu dokumentacije u celom preduzeću. Baziran je u potpunosti na Microsoft tehnologiji, sa jakim fokusom na potrebe korisnika – jednostavno korišćenje i rad u poznatim aplikacijama Microsoft Office paketa.

Primarna dobit od implementacije ISO Dokumentarijuma je ispunjavanje zahteva za dokumentovanje ISO standarda i ušteda vremena ključnog osoblja u preduzeću, koje dobija sveobuhvatan alat za unapređivanje efikasnosti rada celog preduzeća.

ISO-Dokumentarijum

Naša poruka je jednostavna: pustimo sistem da se bavi procesom, omogućimo ljudima da se bave svojim poslom. Povrat investicije u ISO Dokumentarijum je i za vas i za nas merljiva veličina. Centralizacija i trenutna dostupnost proizvodne dokumentacije pravim ljudima u pravo vreme, uz saradnju rukovodilaca i stručnog osoblja na izradi i distribuciji dokumentacije merljivo uvećava postojeću produktivnost i efektivnost. Sistem obezbeđuje sprovođenje ažurnih procedura za realizaciju proizvodnje u najbitnijim aspektima, jer postoji jedna verzija istine – ona koja se nalazi u sistemu – čime se smanjuje broj propusta koji prate rad sa papirnom dokumentacijom uz decentralizovano korišćenje računara.
Poslednje, ali ne i najmanje važno – korišćenje ISO Dokumentarijuma firme Extreme olakšava ISO sertifikaciju i resertifikaciju i pojednostavljuje proces interne i eksterne revizije ISO standarda za obezbeđenje kvaliteta.

Zašto ISO Dokumentarijum

ISO Dokumentarijum firme Extreme omogućava:

  1. Centralizovano skladištenje i dostupnost dokumentacije koja prati ISO sistem za obezbeđenje kvaliteta;
  2. Skoro trenutnu pretragu dokumenata po nazivu i po sadržaju, preko ključnih reči;
  3. Zajednički rad zaposlenih na kreiranju nacrta dokumenata, unošenju komentara, odobravanju, objavljivanju i distribuciji dokumentacije svim članovima tima;
  4. Praćenje i automatizaciju celog toka nastanka dokumentacije, po prilagođenim procedurama koje su uspostavljene uvođenjem ISO standarda u kompaniji;
  5. Finu kontrolu prava pristupa dokumentima i čuvanje prethodnih verzija dokumenata;
  6. Evidenciju dostavljanja, kreiranje automatskih podsetnika za obavljanje dodeljenih zadataka, obaveštavanje korisnika o izmenama dokumenata, digitalno potpisivanje dokumenata;
  7. Kreiranje i čuvanje obrazaca, vođenje elektronskih zapisa, komunikaciju sa mobilnim uređajima
  8. Informisanje zaposlenih o novostima na elektronskoj oglasnoj tabli, koja sama informiše svoje korisnike o novododatim sadržajima;
  9. Upotrebu zajedničkog kalendara;
  10. Korišćenje najpopularnijih aplikacija na klijentskoj strani – Microsoft Word, Outlook, Internet Explorer – i na serverskoj – Windows Server sa Sharepoint Server platformom za realizaciju celog projekta. Korišćenje sveprisutnih aplikacija ubrzava i olakšava učenje i prilagođavanje korisnika na novo rešenje.

Implementacijom i korišćenjem ISO Dokumentarijuma, jednostavnije i lakše ćete kontinualno ispunjavati zahteve i izazove u dokumentovanju koje pred vaše preduzeće postavlja ISO standard.

Zašto upravljati ISO dokumentacijom

Jedan od važnih uslova implementacije ISO 9000 serije standarda upravljanja kvalitetom je uspostavljanje kontrole i uređivanje vaših poslovnih procesa. ISO standard zahteva od vas da prepoznate vaše ključne procese, upravljate njima i neprekidno ih unapređujete. Dokumentovanje je jedan od načina za upravljanje i kontrolu vaših procesa. Pisanjem procedura i uputstava, stvarate uslove da svi zaposleni učestvuju u realizaciji procesa na identičan, uređen način. Pisanje i posebno ažuriranje procedura i uputstava su izazov za svaku dinamičnu, savremenu firmu.

Izazovi dokumentovanja ISO standarda:

Većina današnjih firmi koristi računare i neku verziju Microsoft Word-a za kreiranje sopstvene ISO dokumentacije. Dokumentacija se čuva u velikom broju registratora sa papirnim verzijama dokumenata i kontrolisanim i nekontrolisanim kopijama prisutnim na različitim mestima u preduzeću. Često se duplikat dokumentacije nalazi na deljenom mestu na nekom centralnom serveru, kako bi zaposlenima bila dostupna i u elektronskoj formi. ISO dokumentacijom se skoro po pravilu danas upravlja na neefikasan, slabo organizovan i na nivou preduzeća nepotpun način. U poslovnom okruženju u kom svi radimo, retka je pojava da se alociraju i eliminišu kako direktni i vidljivi, tako i skriveni troškovi koje ovakav način upravljanja sa sobom donosi. Pre svega mislimo na troškove ljudskog rada ključnih produktivnih ljudi, jer je najčešće njihovo vreme najviše angažovano na poslovima ove vrste.

Navešćemo samo par primera:

  • Pretraživanje dokumenata je otežano – gubitak vremena.
  • Dugo vremena je potrebno za odobravanje dokumenata, uz slabo efikasan proces za odobravanje- Ključni ljudi prate dokumente u procesu odobravanja – ljudi se bave procesom a ne svojim poslom.
  • Distribucija dokumenata je nepotpuna i nesvrsishodna – često se verzije dokumenata u proizvodnji i upravi razlikuju, ciklus distribucije traje nepotrebno dugo, ljudi kasno dobijaju bitne informacije.
  • Zajednički rad na kreiranju nacrta dokumenata gde je potrebno učešće više ljudi nije praktičan – gubitak vremena na prosleđivanje emailom, traženje aktuelnih verzija, ne zna se kod koga je trenutno dokument, potrebna je kontrola procesa – opet od strane ključnih ljudi.
  • Štampa se mnogo veći broj dokumenata nego što je to realno potrebno – uvećavaju se troškovi štampe i održavanja štampača.

Tehnički zahtevi ISO standarda u upravljanju dokumentacijom navode sledeće prednosti elektronske evidencije dokumentacije:

a) pravo osoblje ima pristup ažurnim informacijama u svakom trenutku,
b) pristup i promene se lako sprovode i kontrolišu,
c) distribucija je trenutna, lako se kontroliše i daje opciju štampanja papirnih verzija,
d) moguće je pristupiti dokumentima sa udaljenih lokacija, e) povlačenje zastarelih dokumenata je jednostavno i efektivno.