Upravljanje procesima

eKancelarijaUpravljanje dokumentacijom

Upravljanje dokumentacijom je jedan od važnijih pratećih procesa koji zahteva precizno definisane procedure i disciplinovano primenjivanje. eKancelarija omogućava da se čitav tradicionalni proces – kreiranje, odobravanje, izmena, praćenje aktuelne verzije i konačno povlačenje dokumenta iz upotrebe, obavlja elektronski uz mogućnost zajedničkog rada na svim dokumentima.

Odobravanje dokumenata i procesa

Svaki dokument u okviru svog životnog ciklusa zahteva nekoliko iteracija odobravanja, izmena i pratećih aktivnosti – eKancelarija omogućava da se odobrenje vrši elektronski, da se prati proces odobravanja i da se automatski obaveštavaju svi učesnici procesa o tome da li je dokument odobren ili ne. Takođe, mogu se automatski kreirati i zadaci u zavisnosti od toga koji je ishod procesa odobrenja bio.

Putni nalozi

Aktivnosti zahtevanja i odobravanja putnih naloga kroz eKancelariju se obavljaju elektronski, uključujući obaveštenja o tome da je zahtev podnet/odobren/odbijen. Na osnovu ovako vođenih putnih naloga, izračunavanje troškova se vrši automatski na osnovu unosa za svaki putni nalog.

Evidencija zahteva za internu podršku – NOVO

Predstavlja funkcionalnost tiketing sistema ili interni helpdesk koji zaposlenima ili klijentima omogućuje da preko portala upute zahtev za pomoć, savet, pohvalu, sugestiju i sl. Zahtevi se evidentiraju, istima se definiše prioritet i dodeljuju se određenoj osobi na dalju obradu. Podnosilac zahteva u svakom trenutku može da pregelda status zahteva, da obavi dopunu sadržaja ili da odustane od zahteva.

Tenderi – NOVO

Evidencija učešća na tenderima i pripadajuće tenderske dokumentacije uz automatizaciju procesa obaveštavanja i podsetnika za sve aktivnosti u tenderskom procesu. Korisnik kome je dodeljena briga o pojedinačnom tenderu u potpunosti ima pregled celokupne dokumentacije, rokova, statusa i sl..

Proces odobravanja – NOVO

Automatizovano tok posla (tzv. workflow) koji obezbeđuje da se u okviru sistema obavljaju različita odobravanja. Bilo da se odobrava odustvo, putni nalog, ugovor, ili bilo koji drugi dokument, sistem će automatski prosleživati mail obaveštenja u skladu sa unapred definisanim procesom, beležiti sve izmene kao i menjati statuse na pojedinačnim stavkama koje su predmet obrade. Uz opcije verzioniranja i upravljanja pravima, dodatno se obezbeđuje integritet podataka.

Evidencija odsustva

eKancelarija omogućava veliki stepen automatizacije zahteva za odsustvo zaposlenih i odobravanje odsustva. Osim značajne uštede vremena, ovakav način vođenja odsustva pruža i jasan grafički pregled izostanaka po zaposlenom, u okviru tima ili na nivou cele organizacije što je posebno važno u sezoni godišnjih odmora, kada se pravi raspored tako da odsustva pojedinih zaposlenih ne remete celokupno poslovanje firme.

Moji zadaci

Zadaci se kroz eKancelariju mogu definisati po pojedincima, timu ili na nivou cele organizacije. Izvršenje zadataka se može pratiti kroz različite grafičke prikaze, a moguće je dodeljene zadatke pratiti po timu, po klijentu ili po projektu u zavisnosti od prirode vašeg poslovanja.